12. května 2013
PRAHA (12.5.) – Elektronická fakturace stále častěji nahrazuje klasické papírové faktury. Od začátku letošního roku platí novela zákona č. 502/2012 Sb. Zkušenosti s moderním způsobem fakturace hodnotí kladně ředitelka pro rozvoj mezinárodní expresní přepravy GO! Express & Logistics Pavla Eretová.
„Fakturace v naší společnosti je řešena v rámci speciálního firemního softwaru, který byl vytvořen přímo naší firmou, konkrétně v německé centrále, a využívají jej všechny pobočky. V první řadě bylo nutné analyzovat data, která využívá systém pro přípravu klasických papírových faktur, jejich tisk a následné zasílání,“ říká.
Podle jejích slov varianty přechodu na elektronickou fakturaci byly dvě. První nabízela řešení s německou centrálou, druhá žádala řešení pouze v české pobočce. „Vzhledem k tomu, že nám účetnictví zajišťuje externí firma, bylo snazší hledat lokální řešení v České republice,“ pokračovala Pavla Eretová.
Jednorázově se nastavil tok dat mezi centrálou v Německu a účetní firmou. Šlo o poměrně rychlý proces, vše bylo zrealizováno během dvou měsíců. Než se systém podařilo odzkoušet, posílaly se faktury i nadále poštou. Důležité bylo nastavení všech náležitostí, jež musí faktury dle platné legislativy obsahovat – tehdy šlo zejména o elektronický podpis. Technické nároky naštěstí nepředstavovaly žádnou překážku, kvůli níž by mohlo dojít ke zpoždění v zavádění elektronické fakturace.
S elektronickou fakturací začala tato firma už před dvěma roky. „Zpočátku bylo nutné ve dvou vlnách oslovit všechny klienty, se kterými komunikujeme nebo jsme komunikovali a vyžádat si od nich povolení elektronické fakturace se žádostí na konkrétní adresu zasílání faktury,“ vypočítává Pavla Eretová.
Česká pobočka GO! Express & Logistics byla na špici v rámci celé firmy, která elektronickou fakturaci zavedla. Ostatní pobočky v celé evropské síti fakturují stále standardní cestou. Nyní se připravují první kroky v polském GO!, kterou dostala česká pobočka do správy. O elektronické fakturaci se uvažuje především z ekonomických důvodů i na německé centrále, nicméně vzhledem k tomu, že v Německu se fakturuje denně nebo týdně, počítá se s poněkud odlišným nastavením systému než v České republice.
Zatímco v minulosti celý proces zasílání faktur trval zhruba pět hodin, nyní je kompletní fakturace hotová do hodiny a půl. Velmi podstatný je i ekonomický a ekologický přínos. Firmě se postupně podařilo několikanásobně zrychlit zpracování, archivaci i následnou likvidaci účetních materiálů, snížily se provozní náklady, skončila pracná a zdlouhavá manuální tvorba měsíční účetní závěrky. Podstatné je i usnadnění práce účetnímu úseku, zejména jisté a rychlé vyhledávání dokladů nebo snazší a přehlednější kontroly.
